注：
1． 凡是能够反映学校党委、行政和办公室工作活动的具有查考、利用和保存价值的文件材料均属归档范围。
2． 文件、简报、会议纪要等正式文件一式两卷，一卷交档案馆，一卷留存。
3． 案卷标题一般应包括主要责任人、内容、名称等，要求内容概括准确。
4． 文件材料的排列要注意保持文件之间的历史联系和时间的先后顺序。一般应是批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，原稿在后等。其他材料则按重要程度或形成的时间先后排列。
5． 用铅笔对卷内文件材料同意编写页码，写在文件的右上角。凡是载有文字的页面，均需编写页码。
6． 填写卷内目录时，“责任者”填写文件的署名单位或个人；“题名”一般照抄原标题，没有标题的可自拟标题，外加“[]”；“日期”填写文件形成时间。
7． 卷内备考表中的“本卷情况说明”用以注释卷内文件状况，例如缺损、修改、补充、移出和销毁等；立卷人、检查人、立卷时间均应逐一填写清楚。
8． 装订时，要对卷内受损或不规范的文件材料进行修补、粘贴和折叠；拆除订书钉、曲别针、大头钉等金属物；整理取齐后装订。一般用棉线装订，棉线要系紧、打活结。
9． 一般应于每年6月底前移交上年案卷。
